OraOne Privacy verklaring
OraOne is een kennisorganisatie en levert consultancy-diensten, hosting- en beheer-oplossingen aan MKB en grote ondernemingen, overheid en instellingen. OraOne helpt bedrijven tijd en geld te besparen door voor elke situatie een op maat gesneden hosting-oplossing aan te bieden, variërend van hosting van een enkele omgeving tot complete uitbesteding van hosting en beheer van de IT-infrastructuur.
Bij het verlenen van onze diensten kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken. Wij hechten grote waarde aan uw privacy en willen transparant zijn over de persoonsgegevens die wij van u verwerken. In deze privacyverklaring leggen wij u precies uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, hoe wij die verzamelen, voor welke doeleinden wij die kunnen gebruiken en met wie deze gedeeld kunnen worden.
Deze Privacy verklaring is op u van toepassing wanneer u een klant of leverancier van ons bent, wanneer u onze website (www.oraone.nl, hierna ‘de website’) bezoekt, wanneer u contact met ons opneemt en wanneer u heeft aangegeven dat u op de hoogte wilt blijven van onze dienstverlening. Daarnaast is deze Privacy verklaring op u van toepassing wanneer u bij ons solliciteert.
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van u verwerken:
- Persoonsgegevens die u aan ons verstrekt wanneer u diensten van ons afneemt:
Voor- en achternaam, functie, naam en adres van de organisatie waar u werkt e-mailadres (zakelijk), (mobiele) telefoonnummer, bankgegevens van de organisatie waar u werkt, details over de afgenomen / af te nemen diensten, contracten inzake de afgenomen / af te nemen diensten en overige gegevens die u aan ons verstrekt.
- Persoonsgegevens die u aan ons verstrekt wanneer u contact met ons opneemt:
Voor- en achternaam, e-mailadres, naam van de organisatie waar u werkt, details van uw vraag, verzoek of klacht en overige informatie die u ons verstrekt wanneer u contact met ons opneemt.
- Persoonsgegevens die wij verkrijgen doordat u de website bezoekt:
IP-adres, gegevens over uw bezoek aan de website zoals wanneer u voor het eerst de website hebt bezocht, vorige bezoek en huidige bezoek, website waar u vandaan komt, uw zoekopdrachten en de content die u op onze website heeft bezocht.
- Persoonsgegevens die wij van u kunnen verwerken wanneer u solliciteert voor een functie bij ons:
Voor- en achternaam, telefoonnummer, e-mailadres, alle informatie die staat in uw CV (plus eventueel behaalde diploma’s en/of certificaten), motivatiebrief, adres en woonplaats, informatie over uw professionele achtergrond en werkervaring, informatie afkomstig uit openbare bronnen bijvoorbeeld van uw LinkedIn-profiel en overige informatie die u ons verstrekt tijdens de sollicitatieprocedure.
- Persoonsgegevens die wij van u verwerken wanneer u een leverancier bent van ons:
Voor- en achternaam, functie, naam van de organisatie waar u werkt, adres van de organisatie waar u werkt, e-mailadres (zakelijk), (mobiele) telefoonnummer, bankgegevens van de organisatie waar u werkt, details over de afgenomen / af te nemen diensten, contracten inzake de afgenomen / af te nemen diensten en overige informatie die u aan ons verstrekt.
Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Wij zetten ze voor u op een rij:
- Om onze producten en diensten te kunnen promoten en aan te kunnen bieden;
- Om offertes op te kunnen stellen;
- Voor het uitvoeren van een overeenkomst die wij hebben met een afnemer of leverancier;
- Om onze dienstverlening aan te kunnen laten sluiten op de voorkeuren van onze (potentiële) klanten en om gerichte marketingacties uit te voeren;
- Om vragen, verzoeken en klachten af te handelen en om contact te onderhouden;
- Om de geschiktheid vast te stellen van kandidaten die solliciteren op één van onze vacatures en om de sollicitatieprocedure uit te voeren;
- Ten behoeve van de continuïteit van onze dienstverlening;
- Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en claims te voorkomen en af te handelen.
Wij verwerken alleen persoonsgegevens wanneer daarvoor een rechtsgrond aanwezig is. De rechtsgrond hangt af van de reden of redenen waarvoor wij uw persoonsgegevens verzamelen en waarvoor deze nodig zijn. De volgende grondslagen kunnen van toepassing zijn:
- Uitvoeren van een overeenkomst. Wij verwerken uw gegevens voor het uitvoeren van een overeenkomst die wij met u aangaan of zijn aangegaan, wanneer u ons opdracht heeft gegeven tot het leveren van diensten of wanneer wij diensten of producten van u afnemen.
- Wij vragen voor bepaalde gegevensverwerkingen uw toestemming bijvoorbeeld wanneer wij u onze nieuwsbrief of andere commerciële e-mails willen sturen.
- Wettelijke verplichting. Wij kunnen uw gegevens verwerken wanneer en voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.
- Gerechtvaardigd belang. In sommige gevallen verwerken wij persoonsgegevens omdat wij hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben en wij hiermee geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u een klant van ons bent en wij u een aanbod willen doen op basis van eerder afgenomen diensten.
Wij hebben verschillende passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Zo beveiligen wij onze systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging, beschikken wij over het certificaat ISO 27001, hanteren wij een intern autorisatieproces om te waarborgen dat enkel bevoegd personeel toegang heeft tot uw persoonsgegevens en maken wij dagelijks een back-up van onze database.
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden zoals genoemd in deze Privacy verklaring. Als u een klant van ons bent, bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende onze relatie en na beëindiging waarbij wij verplicht zijn om deze gegevens langer te bewaren zodat wij kunnen voldoen aan onze fiscale bewaarplichten. In dat geval bewaren wij de gegevens voor de duur van minimaal zeven jaar.
Gegevens die wij verkrijgen in het kader van een sollicitatieprocedure bewaren wij in beginsel voor de duur van vier weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure, tenzij u toestemming heeft gegeven om deze langer te bewaren. In dat geval bewaren wij uw persoonsgegevens maximaal een jaar na het einde van de sollicitatieprocedure.
Uw rechten als betrokkene
Iedere betrokkene kan op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens. Zo kunt u een kopie aanvragen van alle persoonsgegevens die wij van u bijhouden. Als deze gegevens niet kloppen, kunt u ons vragen deze te rectificeren. U kunt ons ook vragen om uw persoonsgegevens te wissen en u heeft het recht om deze te laten verwijderen. Daarnaast kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens of vragen dit gebruik te beperken. U kunt ons in bepaalde gevallen ook verzoeken om uw persoonsgegevens door te geven aan een nieuwe dienstverlener. Wanneer u uw rechten uitoefent, kunt u uw verzoek sturen aan uw contactpersoon binnen OraOne. Geef daarbij duidelijk aan om welke persoonsgegevens het gaat. Wij kunnen u aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren.
Klachten
Als u klachten heeft over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u contact met ons opnemen via klantenservice@oraone.nl. Wij helpen u graag met het vinden van een oplossing. Indien dat toch niet zou lukken, dan kunt u zich altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.